Köderprotokoll-Pflichten nach TRGS 540 — Pflicht-Felder und Vorlage

Pro Köderstation und Kontrollgang verlangt TRGS 540 mindestens:

• Datum + Uhrzeit der Kontrolle
• Köderstations-Nummer (eindeutig pro Objekt)
• Köderzustand: unverändert / angenagt / vollständig aufgefressen / verschimmelt / fehlt
• Wirkstoff mit PT-Nummer und Anhang-XVII-Flag bei SGAR
• Aufwandmenge in Gramm (bzw. Milliliter bei Insektiziden)
• Wetter bei Außen-Stationen: trocken / Regen / Schnee / Frost
• Maßnahme: keine / Köder erneuert / Köder gewechselt / Köderstation umgesetzt / Befall-Hotspot eskaliert
• Unterschrift / Anwender-Kennung mit Sachkunde-Nachweis-Bezug

Optional, aber empfohlen: Foto-Doku bei auffälligen Befunden, Norm-Verweis pro Eintrag.

Das Aufwandmengen-Feld ist nicht optional. TRGS 540 koppelt die zulässige Höchstmenge an die RMM-Vorgabe jedes Wirkstoffs. Beispiel SGAR-Brodifacoum: Max. 50g pro Köderbox bei Permanent-Auslage. Wer mehr ausbringt, riskiert eine Aufsichts-Beanstandung.

Das Wetter-Feld ist relevant, weil bei Regen ausgebrachte Köder schneller verwaschen werden und ein anderer Kontrollrhythmus angemessen ist. Der Auditor erkennt an konsistenten Wetter-Einträgen, dass die Doku im Feld geführt wurde — nicht nachträglich erfunden.

Die TRGS 540 verlangt eine sechs-jährige Aufbewahrung der Köderprotokolle (Anhang I Nr. 4.4 GefStoffV). Bei IFS-Food-Kunden empfiehlt sich aus Pragmatik eine Aufbewahrung über die gesamte Vertragsdauer plus drei Jahre — bei Haftungsfällen ist das die letzte Verteidigungsbasis.

Excel-Vorlage

• + Schnell aufgesetzt, niedrige Hürde
• - Keine § TRGS 540 hinter jedem Feld
• - Kein Norm-Update-Mechanismus
• - Trend-Report manuell — 3-5 Stunden vor jedem Audit
• - Keine Sechs-Jahres-Sachkunde-Erinnerung
• - Kein Lageplan-Modul

App (SchädlingsDoku)

• + § TRGS 540 hinter jedem Eintrag
• + Automatisches Update bei TRGS-Fassungs-Wechsel
• + One-Click-Trend-Report nach IFS Food 8 Kap. 4.13.7
• + Sechs-Jahres-Sachkunde-Tracker
• + Lageplan-Modul mit nummerierten Stationen
• + Mobile Köder-Quick-Capture per QR-Scan

Wenn Sie eine Excel-Vorlage als Übergang nutzen möchten, achten Sie auf folgende Spalten:

• Datum | Uhrzeit | Objekt | Stations-Nummer
• Köderzustand | Wirkstoff | PT | Aufwandmenge | Wetter
• Maßnahme | Begründung | Anwender | Sachkunde-Nr.
• § TRGS 540 (Spalte, manuell pflegen!)

Praxis-Tipp: Bauen Sie ein Pivot-Tabellen-Schema mit. Wenn Sie schon manuell tracken, sollten Sie mindestens die Hotspot-Karte als Pivot vorbereiten — sonst sitzen Sie vor jedem Audit erneut Stunden.

1. Konsistenz: Sind Stationen-Nummern im Plan und in den Einträgen identisch? Tippfehler werden sofort hinterfragt.
2. Vollständigkeit: Sind alle Pflicht-Felder pro Eintrag belegt? Leere Aufwandmengen sind ein roter Punkt.
3. Plausibilität: Stimmt die Wetter-Spalte mit dem tatsächlichen Wetter zum Kontroll-Datum? Auditoren prüfen das tatsächlich.
4. Vier-Wochen-Intervall: Sind alle Stationen innerhalb der Frist kontrolliert?
5. Maßnahmen-Sprache: Sind die Maßnahmen normiert? Freie Texte machen die Auswertung unmöglich.